Menyusun analisis

Laporan analisis sering dibaca oleh orang yang waktunya terbatas, misalnya pengelola perpustakaan yang harus memutuskan pengadaan buku bulan depan. Topik ini membahas prinsip piramida dalam menyusun analisis, yaitu menyampaikan jawaban lebih dahulu, disusul dukungannya, lalu detail teknis pada bagian akhir. Pembahasan mencakup perbandingan struktur laporan yang menyita waktu dengan struktur piramida, satu contoh kerangka temuan yang tersusun dari atas ke bawah, serta angka pendukung yang dihitung dari data. Setelah membaca topik ini, hasil analisis dapat disusun ulang menjadi laporan yang memberi kesimpulan pada halaman pertamanya.

Prinsip piramida pada laporan analisis#

Prinsip piramida menata laporan analisis menyerupai piramida yang menghadap ke bawah, yaitu pernyataan jawaban berada di puncak, dukungan berupa angka dan grafik berada di tengah, sedangkan detail teknis menjadi dasarnya. Pembaca yang hanya membaca kalimat pertama sudah menerima kesimpulan utama, pembaca yang melanjutkan menerima buktinya, dan pembaca yang membutuhkan rincian menemukannya di bagian akhir. Struktur ini membalik kebiasaan menceritakan proses dari awal, karena analisis memang dikerjakan berurutan dari data menuju kesimpulan, tetapi disampaikan berurutan dari kesimpulan menuju data. Urutan pengerjaan dan urutan penyampaian sama-sama sah, selama keduanya tidak dicampur dalam satu laporan.

Aturan praktisnya, laporan dimulai dengan satu kalimat pernyataan yang dapat diuji kebenarannya. Pernyataan “peminjaman buku memuncak pada November dan dipimpin kategori Sains” memuat klaim yang angkanya dapat diperiksa, sedangkan pembuka seperti “laporan ini disusun dari data peminjaman semester ganjil” hanya menjelaskan pekerjaan yang sudah dilakukan. Pernyataan yang dapat diuji juga memudahkan revisi, karena perubahan data hanya menuntut pembaruan klaim beserta angka pendukungnya, tanpa menyusun ulang seluruh laporan.

Struktur yang menyita waktu dan struktur piramida#

Dua struktur berikut memuat isi yang persis sama untuk analisis peminjaman perpustakaan satu semester. Perbedaannya terletak pada urutan bagian, dan urutan itu menentukan berapa lama pembaca menunggu sampai kesimpulannya diterima.

Struktur kronologis meniru urutan kerja analis, tetapi pembaca yang menunggu kesimpulan di halaman terakhir berisiko berhenti membaca sebelum sampai ke sana. Prinsip piramida menempatkan kesimpulan pada tempat yang pertama kali terbaca, sehingga bagian-bagian berikutnya berfungsi sebagai pemeriksaan ulang, bukan sebagai teka-teki. Laporan piramida juga lebih mudah dipotong, karena halaman pertamanya dapat dikirim sendiri sebagai ringkasan singkat tanpa kehilangan maknanya.

Kerangka temuan dari atas ke bawah#

Diagram berikut memperlihatkan tiga tingkat struktur piramida beserta urutan bacanya.

Kerangka temuan untuk analisis perpustakaan yang sama disusun sebagai berikut.

1. Jawaban: peminjaman buku memuncak pada November dan dipimpin kategori Sains.
2. Dukungan pertama: total peminjaman November mencapai empat catatan, tertinggi dibandingkan dengan bulan-bulan lainnya.
3. Dukungan kedua: kategori Sains menyumbang enam dari tiga belas catatan peminjaman sepanjang semester, dan tiga di antaranya terjadi pada November.
4. Detail: tabel per bulan per kategori, daftar judul yang dipinjam, serta catatan metode pembersihan data.

Tingkat dukungan dijaga tetap tipis, yaitu dua sampai tiga bukti terkuat, karena dukungan yang bertambah terus tanpa disadari menurunkan laporan ke tingkat detail. Pernyataan jawaban juga sebaiknya hanya satu. Apabila temuan utamanya lebih dari satu, susun beberapa laporan pendek, atau jadikan temuan tambahan sebagai temuan sekunder di bawah dukungan utama.

Angka pendukung yang dihitung dari data#

Setiap angka pada kerangka temuan berasal dari data yang dapat dihitung ulang, bukan dari ingatan penulisnya. Blok kode berikut menghitung tabel yang menopang kerangka di atas. Data berupa rekap peminjaman per kategori per bulan, dan kolom total menjumlahkan ketiga kategorinya per bulan.

import pandas as pd

tabel = pd.DataFrame({
    "bulan": ["Agustus", "September", "Oktober", "November", "Desember"],
    "sains": [2, 1, 0, 3, 0],
    "fiksi": [0, 1, 2, 0, 1],
    "sejarah": [1, 1, 0, 1, 0],
})
tabel["total"] = tabel[["sains", "fiksi", "sejarah"]].sum(axis=1)
print(tabel)

       bulan  sains  fiksi  sejarah  total
0    Agustus      2      0        1      3
1  September      1      1        1      3
2    Oktober      0      2        0      2
3   November      3      0        1      4
4   Desember      0      1        0      1

Dari tabel tersebut, dukungan pertama adalah total November sebesar empat, tertinggi di antara semua bulan, sedangkan dukungan kedua berasal dari penjumlahan kolom sains sepanjang semester, yaitu enam dari total tiga belas peminjaman. Kedua angka itu dapat dihitung ulang oleh pembaca dari tabel yang sama, sehingga klaim pada halaman pertama tidak pernah berdiri tanpa jejak. Apabila data berubah, tabel dihitung ulang, kerangka diperbarui, dan laporan kembali konsisten.

Kesalahan umum#

Kesalahan pertama adalah membuka laporan dengan sejarah pengumpulan data. Pembuka seperti “data dikumpulkan selama lima bulan dari tiga sumber” menyampaikan proses, bukan hasil, sehingga pembaca menunggu terlalu lama untuk mendapatkan kesimpulannya. Perbaikannya, pindahkan rincian sumber dan masa pengumpulan ke tingkat detail.

Kesalahan kedua adalah mencampur tingkat detail, misalnya membahas cara menangani tanggal yang tidak konsisten di tengah pembahasan temuan utama. Perbaikannya, pindahkan seluruh catatan metode ke tingkat detail, dan sisakan satu kalimat ringkas pada dukungan apabila metodenya memengaruhi kepercayaan terhadap angka.

Kesalahan ketiga adalah memuat lebih dari satu jawaban tanpa penanda. Laporan dengan tiga jawaban sekaligus kembali menjadi daftar temuan yang urutannya harus ditebak pembaca. Perbaikannya, pilih temuan yang paling menuntut keputusan sebagai jawaban, lalu tuliskan sisanya sebagai temuan sekunder setelah dukungan utama.

Ringkasan#

• Prinsip piramida menyusun laporan dari jawaban di puncak, dukungan berupa dua sampai tiga bukti kunci, dan detail teknis di bagian akhir.
• Urutan penyampaian dibalik dari urutan pengerjaan, sehingga kesimpulan diterima pembaca pada kalimat pertama.
• Setiap angka pada kerangka temuan berasal dari tabel yang dapat dihitung ulang dari data.
• Halaman pertama laporan piramida dapat digunakan sendiri sebagai ringkasan singkat.

Referensi#

• pandas user guide — Pandas — Panduan resmi pandas untuk perhitungan agregasi yang menjadi sumber angka pendukung laporan.